Що таке апостиль

Апостиль — це спеціальний штамп, який проставляється на документи, видані в Україні або іншій країні-члені Гаазької конвенції про скасування вимоги легалізації іноземних офіційних документів (1961 р.). Він підтверджує дійсність підпису, печатки чи статусу особи, що видала документ, і потрібен тоді, коли цей документ буде використовуватись за кордоном.
Процедура апостилювання спрощує легалізацію документів: замість тривалих процедур консульської легалізації достатньо одного штампа. У важливих моментах слід врахувати, що апостиль проставляється лише на оригінал документа або на його копію, засвідчену в належному порядку.

Що таке нотаріальне завірення

Нотаріальне завірення перекладу або копії документа означає, що нотаріус засвідчив, що переклад зроблений перекладачем чи бюро, а підпис і печатка є дійсними. Воно необхідне для багатьох офіційних процедур: подання до державних органів, судів чи використання за кордоном. Нотаріальне завірення стосується саме перекладу чи копії документа і не замінює повною мірою апостиль, коли потрібна міжнародна легалізація самого документа.

Коли потрібен апостиль, а коли ­– нотаріальне завірення

Якщо ваш документ має бути використаний за кордоном у країні-учасниці Гаазької конвенції, і від нього вимагають підтвердження юридичної сили, то саме апостиль буде оптимальним вибором. Він гарантує, що документ визнаватиметься іноземною стороною без додаткової легалізації. У той же час, якщо документ перекладений і має бути поданий до іноземної установи, але не потребує окремої міжнародної легалізації або країна приймає просто нотаріально завірений переклад, то нотаріальне завірення може бути достатнім. Важливо: часто орган, який приймає документ, сам встановлює вимоги — чи потрібен апостиль, чи достатньо завірення перекладу нотаріусом.

Переваги та обмеження

Перевагою апостиля є універсальність: він підходить для десятків країн, спрощуючи процедуру. Однак, апостиль не застосовується для документів, які видані в країнах, що не є учасниками конвенції, або коли обирається інша процедура легалізації. Нотаріальне завірення дешевше і швидше в певних випадках та обмежується внутрішньою легальністю перекладу чи копії. Але воно не гарантує, що документ буде прийнятий іноземною установою як легалізований сам по собі.

Як обрати правильний варіант

Перш за все, дізнайтесь у приймаючій стороні — посольстві, університеті, роботодавці за кордоном — який саме рівень завірення вона вимагає. Якщо процедура передбачає, що документ має бути міжнародно легалізований, обирайте апостиль. Якщо ж потрібно лише, щоб переклад був нотаріально завірений та підтверджений у країні-отримувачі, достатньо нотаріального завірення. Також врахуйте терміни: процедура апостилювання може зайняти більше часу, ніж просте нотаріальне завірення. Зверніть увагу на тип документа: наприклад, диплом чи свідоцтво про народження часто вимагають апостилю для вступу або працевлаштування за кордоном, тоді як звичайний внутрішній документ може не потребувати такого рівня завірення.

Висновок

Якщо ваша мета — використання документа за кордоном у країні-учасниці конвенції і вам потрібно, щоб він мав правову силу без додаткових процедур — обирайте апостиль. Якщо ж достатньо, щоб переклад був офіційно засвідчений для іншої установи й вимоги не включають міжнародну легалізацію — підійде нотаріальне завірення. У будь-якому випадку, найкращою практикою є звернення до фахівців бюро перекладів або юридичної консультації, щоб уникнути помилки й зайвих витрат.